Verehrte Kolleginnen und Kollegen,
wir stellen zur Zeit unsre Blutgruppen/Kreuzprobenanforderung um auf EDV- Anforderung.
Dies wird dann elektronisch abgespeichert.
Der Blutgruppen/Kreuzblutanforderungsschein wird auch ausgedruckt und in der Patientenakte aufbewahrt.
Frage: Genügt es den Anforderungszettel in der Patientenakte aufzubewahren( Z. Bsp. für look-back) oder müssen diese Zettel auch noch zusätzlich (in Papierform z. Bsp. in einem Ordner) im Labor aufbewahrt werden ?
Wie viele Jahre müssen diese Zettel aufgehoben werden ?
Mit freundlichen Grüßen
Ralf Herderich
Qualitätsbeauftragter Hämotherapie
Klinik Bad Windsheim

In den Richtlinien ist nur die Aufbewahrung in der Patientenakte vorgesehen und nur unter der Vorraussetzung der raschen Zusammenführbarkeit eine zentrale Lagerung der Anforderung möglich.

Es ist also ausreichend den Ausdruck in der Akte abzulegen und bei EDV Anforderungen, wenn Anfordernder, Datum usw. erkennbar gespeichert wird und eine der Unterschrift ähnliche Freigabe realisiert ist, auf die EDV "Lagerung" zu vertrauen. Damit kann man die kurzfristige Klärung von Vorgängen sicherstellen.

Die Akte ist entsprechend der algemeinen Aufbewahrungsfrist für eine Patientenakte aufzubewahren, EDV Speicherungen können nach Transfusionsgesetz nach 15 Jahren gelöscht werden, nur die Aufzeichnungen nach § 14 Abs. 2 TFG sind nach Hämotherapierichtlinien mindestens 30 Jahre aufzubewahren (§ 14 Abs. 3 TFG Patienten und Produktbezogene Zuordnung).

Hämorili 4.3.10 Dokumentation
Die Dokumentation bei jeder Anwendung von Blutprodukten in den Patientenakten umfasst darüber hinaus:
- das Anforderungsformular
(Unter der Voraussetzung, dass die jederzeitige Zusammenführung des Anforderungsformulars mit der Patientenakte gewährleistet ist, ist es zulässig, das Anforderungsformular zentral aufzubewahren. Dies ist in einer Dienstanweisung schriftlich zu fixieren)

TFG § 14 Dokumentation
(3) Die Aufzeichnungen, einschließlich der EDV-erfassten Daten, müssen mindestens fünfzehn Jahre, die Daten nach Absatz 2 mindestens dreißig Jahre lang aufbewahrt werden. Sie müssen zu Zwecken der Rückverfolgung unverzüglich verfügbar sein.

Links zur Info Aufbewahrungsfristen:
http://www.gfhev.de/de/qualitaetsmanagement/aufwahrungsfristen.pdf
http://www.kvhb.de/div/aufbewahrungsfrist.php
http://www.kv-rlp.de/fileadmin/user_upload/Downloads/Mitglieder/Abrechnung/Aufbewahrungsfristen.pdf

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St. Schanz
Anästhesie und Notfallmedizin, Bluttransfusionswesen
Loßburg Schömberg